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Rangement du bureau

 
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Petite_Souris


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MessagePosté le: Mar 11 Sep 2012 - 08:19    Sujet du message: Rangement du bureau Répondre en citant

LOS MUM a écrit:

je veux bien tes conseils ma chère petite souris pour mon organisation en fait tu vois je dois prévoir des dossier suspendus, des armoires de rangement, des classeurs pour mes docs générales de location et un système d'archivage pour le reste je dois séparer en deux armoires mes docs de la maison et famille de ceux de la sci qui vont être dans la même pièce dans le bureau de ma société... j'hésite encore et je sais pas trop quel type de classement adopter...

Los Mum, ce que tu peux faire effectivement, comme tu le soulignes :

- une armoire où tu ne ranges QUE les affaires concernant ta vie de famille et celle de la maison,
- une armoire où il y aura les dossiers liés à ta SCI,
avec :
- des classeurs pour toutes les infos que tu veux garder sous la main (coordonnées des artisans, assurance, tarifs, les statuts....), le chrono des courriers au départ si tu souhaites en faire un (très utile...), les factures adressées aux clients par numéro d'ordre d'une part et les factures fournisseurs d'autre part par ordre alphabétique (un double sera classé dans le dossier client),
- des dossiers suspendus pour les dossiers clients en cours (chemises puis sous-chemises/chemises à souffler puis chemises pour diviser le dossier, pochette coin pour les documents contractuels...) avec un classement alphabétique,
- les boîtes archives pour les dossiers résiliés ou pour soulager les hamacs,
- dans un tiroirs équipés de dossiers suspendus tu pourrais y mettre les formulaires,

Bien séparer les fournitures "maison" et celles de la SCI car, ça ne rentre pas dans le même budget.

Sur ton ordinateur, tu pourrais adopter le même système de classement, mais penses aussi à faire des sauvegardes régulières (a minima 1 fois par semaine) sur un, voire 2, disques externes (dont 1 qui serait complètement externe à la maison).


Voilà les idées qui me viennent à l'esprit, ne sachant pas vraiment ce qu'il y a comme documents pour une SCI...
N'hésites pas à revenir vers moi, si tu as des questions ou pour me donner d'autres détails Wink


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MessagePosté le: Mar 11 Sep 2012 - 08:19    Sujet du message: Publicité

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LOS MUM


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MessagePosté le: Mar 11 Sep 2012 - 08:54    Sujet du message: Rangement du bureau Répondre en citant

merci pour ces précieux conseils petite souris mais une question tu sais je suis pas une pro c'est quoi les chronos courriers ?? sinon pour t'éclairer ma sci va être composée de locataires plusieurs appartements et maison, pour l'instant j'ai adopté le classement suivant, deux classeurs jaunes pour mes docs (revues propriétaire immobilier, fiches de la chambre des propriétaires avec les indices de références de loyers) un classeurs marron avec des intercalaire pour les assurances de chaque logement, 3 classeurs rose un par syndic de copropriété pour les appart qui en ont un avec des intercalaires dedans (pv d'assemblée, état d dépenses, de répartitions...) 3 classeurs rouges pour les impôts fonciers 10 années par classeur 5 classeurs bleus un par logement pour les factures des logements ensuite dans les dossiers suspendus pour chaque appart deux dossier le premier avec acte de vente, plans et syndic de copra docs de l'année  répartis en deux pochettes une bleue et une violette et un deuxième dossier suspendu avec une pochette orange dossier locataire a l'intérieur de la pochette des pochettes transparentes (une bail, l'autre factures en cours, l'autre dossier candidat, travaux) voici pour mes locs ensuite pour la maison c'est la ou ça coince un peu
j'ai à classer les factures edf et eau et free de ma maison, nos dossiers santé (analyses, radios), le dossier succession de mon père avec tous ces docs, les actes notariés, les dossiers école des enfants, la banque passée a archiver je sais pas comment (décomptes...) la banque en cours que je compte mettre dans un classeur compta... les fournitures de la sci (cartouches, bics...) fournitures scolaires pour les enfants. je pensais prendre un grand bureau en rond pour mettre au milieu de ma pièce et sur les côtés deux armoires hautes une perse une sci et le petit placard coulissant que j'ai déjà je mettrais mes fournitures dedans qu'en penses tu ?? si tu as des idées... tu es du métier non ?? je vois que tu as pleins d'astuces super



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Petite_Souris


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MessagePosté le: Mar 11 Sep 2012 - 15:50    Sujet du message: Rangement du bureau Répondre en citant

J'ai un peu de mal à te lire... Embarassed Faut penser à faire des sauts de ligne Wink
En fait, mon métier d'origine est secrétaire, la reine de l'ordre et du classement au bureau Mr. Green A tel point que des fois c'est gênant pour les autres... Embarassed


Le chrono : une façon de référencer tes courriers au départ. Par exemple "AA/n° d'ordre". Lorsque tu fais des courriers de rappels tu peux ainsi y faire référence. Une copie des courriers peut être rangée dans un classeur, la date la plus récente sur le dessus.

Classeurs jaunes : peut être que la revue serait mieux dans une boîte à journaux. Sinon, tu peux toujours en sortir les fiches qui t'intéressent et les mettre dans ton classeur. Mais, bien faire attention à la validité des informations !

Concernant le classement des syndics, tu penses mettre les PV d'assemblées dedans ? Parce que ça prend beaucoup de place les doc d'AG ! Lorsque nous étions en appartement, je mettais dans une boîte archive direct.


Je vois que tu es très classeur !
Pour ma curiosité (et culture Mr. Green ) qu'est-ce qui te fais choisir un classeur plutôt qu'une chemise ou dossier suspendu pour mettre les factures, les impôts... ?

Pour ton chez toi, je ne sais pas trop...
Chez nous, tout est dans des dossiers suspendus (tiroir) ou bien dans des boîtes d'archives.

Une petite remarque : gardes autant que tu peux les décomptes de la banque passée et les factures aussi ! En cas de litige, tu pourras justifier qui a payé quoi.
Si la succession de ton papa est close, tu peux mettre dans une boîte archive.


Pour les meubles, tu me diras ce que vous avez vu ?


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LOS MUM


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MessagePosté le: Mar 11 Sep 2012 - 16:08    Sujet du message: Rangement du bureau Répondre en citant

alors j'ai préféré les classeurs pour avoir à portée de mains tous les documents que je touche tout le temps les impôts fonciers en faisant partie en ce moment... les docs de syndic également.


sinon pour les meubles je te dirais ce sera en cerisier clair le dessus et les parties métallique en gris antracite et noir ma pièce est peinte en abricot. je compte trouver qq cadres sympa aussi pour la décor. je vais mettre une plante verte mon grand palmier dans un angle pour faire un peu de verdure.


je vous prendrais bien entendu des photos dès que tout sera installé.


pour les dossiers suspendus je te rassure j'en ai aussi pour les choses courantes et j'ai aussi des boites archives et des pochettes en fait j'allie un peu plusieurs formes de rangement ayant été moi aussi pendant 10 ans assistante de direction et comptable.



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Petite_Souris


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MessagePosté le: Mar 11 Sep 2012 - 16:39    Sujet du message: Rangement du bureau Répondre en citant

Les classeurs : pareil pour moi Okay
De toutes façons, tu peux d'ors et déjà t'organiser comme ça. Ensuite, à la fin de l'exercice, tu pourras toujours faire un point et revoir ce qui ne te conviens pas.

Pour tes papiers de maison, tu n'avais pas déjà trouvé un mode de classement ?


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LOS MUM


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MessagePosté le: Mar 11 Sep 2012 - 17:48    Sujet du message: Rangement du bureau Répondre en citant

si mais du coup je dois tout revoir vu que je divorce et que je prends une partie des papiers pas tout et puis j'en profite tu vois pour revoir un peu je vais laisser le classement de base et l'améliorer simplement



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Petite_Souris


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MessagePosté le: Mar 11 Sep 2012 - 18:54    Sujet du message: Rangement du bureau Répondre en citant

Comment étais-tu organisée pour les papiers maison ? Je ne sais pas si je te serai d'une grande aide de ce côté...

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LOS MUM


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MessagePosté le: Mar 11 Sep 2012 - 19:41    Sujet du message: Rangement du bureau Répondre en citant

dossier suspendu pour les encours de l'année sauf les factures qui étaient dans un classeurs avec n intercalaire par mois et la compta qui était en classeur aussi en fin d'année j'archivais tout dans des boites à archives rangées dans le bureau



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Petite_Souris


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MessagePosté le: Mer 12 Sep 2012 - 07:12    Sujet du message: Rangement du bureau Répondre en citant

Comme nous, sauf que la compta est en format informatique et les factures (tél, eau, gaz, électricité) et décomptes aussi. On a du papier en moins.

Les factures de matériel et autres achats, j'ai réfléchi : elles seront rangées dans un classeur, par type : électroménager, informatique.... quel que soit le fournisseur car des fois, on ne sait plus trop où on a acheté certaines choses. Elles sont ensuite détruites lorsqu'elles deviennent caduques (= disparition du matériel).
Si tu n'as pas beaucoup de factures, tu peux essayer comme ça.


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LOS MUM


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MessagePosté le: Mer 12 Sep 2012 - 07:45    Sujet du message: Rangement du bureau Répondre en citant

oui c'est une bonne idée en effet, la je continue de trier et de voir ce que je ramène à chambéry;; J'aime assez le principe de classeur par couleur pour les types différents en tout ca pour les locations ca marche très bien et après tout ce qui est dossier je le mets dans des pochettes cartonnées a dos large et le reste j'archive en boite à archives ce qui est passé et je le mets sous l'escalier de la maison pièce à côté du futur bureau. j'avance doucement dans mon tri mais ca va



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Petite_Souris


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MessagePosté le: Mer 12 Sep 2012 - 09:15    Sujet du message: Rangement du bureau Répondre en citant

Je pense que tu y verras plus clair lorsque tu auras tes meubles Okay

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MessagePosté le: Aujourd’hui à 11:49    Sujet du message: Rangement du bureau

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